HSH E-Gewerbeamt | GESO

Ausfüllbares PDF oder Dialogsystem?

Die Interpretationen der elektronischen Werkzeuge für Gewerbetreibende zur Aufnahme der Gewerbedaten reichen natürlich von einfach bis komplex. Je nach Sichtweise lassen sich gute Gründe für alle Varianten finden. Nachfolgend soll ein Vergleich der Ansätze "ausfüllbares PDF" und "Dialogsystem" aus der Sicht des Nutzers angestellt werden.

Natürlich kann dieser Vergleich nicht objektiv dargestellt werden, den die HSH befürwortet das Dialogsystem - aber die Gründe für diese Haltung können Sie anhand der Ausführungen mit Ihren eigenen Überlegungen vergleichen. Ebenfalls vorweg sei erwähnt, dass eine monetäre Bewertung der Ansätze ohne verlässliche Nutzerzahlen nicht möglich ist und ausgeklammert wird. Die reinen Investitionskosten unterscheiden sich stark - beide Lösungen können Sie bei uns erwerben - aber die Betrachtung der Folgekosten zeigt einen deutlichen Trend, welcher dieses Verhältnis innerhalb weniger Jahre umkehrt.

Das ausfüllbare PDF

Die bekannten Gewerbemeldungsformulare werden im Layout unverändert digitalisiert und enthalten an den vorgesehenden Stellen Eingabefelder. Auswahllisten sind in geringem Umfang möglich - erhöhen aber die Dateigröße und den Wartungsaufwand immens. Plausibilitätsprüfungen können mit Einschränkungen eingebaut werden. Insgesamt kann der Gewerbetreibende das Formular wie gehabt - aber am Computer ausfüllen.

Ist dieser Schritt beendet, soll das Ergebnis an das Gewerbeamt übergeben werden. Eine Speicherung des Dokumentes ist meist nicht möglich (das ausgebende Amt müsste zur Freischaltung dieser Option die Profi-Version des PDF-Erstellungswerkzeuges anschaffen). Ein Ausdruck zwingt das Gewerbeamt zum Abschreiben der Daten und stellt den vielzitierten und gemiedenen Medienbruch dar. Wir haben die dritte Möglichkeit - einen Datenexport in ein Schnittstellenformat mittel Javascript - umgesetzt. Damit sind die Daten zwar maschinenlesbar, aber eine sichere Übertragung an das Gewerbeamt ist aus heutiger Sicht nur unter Verwendung von Email inkl. Verschlüsselung möglich. Insgesamt ist dieser Prozess stark manipulations- und fehleranfällig.

Einen großen Vorteil hat das PDF-Formular: es ist offline bearbeitbar. Wie stark dieser Vorteil wirkt, relativiert sich nach unserer Meinung, wenn man die folgende Versendung in die Betrachtung einbezieht.

Der wesentliche Nachteil stellt in unseren Augen das komplexe Layout des Formulars dar. Die Dienstleistungsrichtlinie hat die Vereinfachung des Vorganges zum Ziel. Auf dem Formular wird die Situation einer Einzelgewerbetreibenden im Nebenerwerb genauso abgebildet wie die eines Einzelhandelskonzerns mit einer komplizierten Beteiligungsstruktur. Ohne gute Kenntnisse der deutschen Sprache und der deutschen Behördenkultur wird der Befüllung ein aufwendiger Übersetzungs- und Erklärungsprozess vorausgehen müssen - oder plastisch beschrieben: muss man wissen, was eine Handwerkskarte ist, wenn man kein Handwerk betreibt?

Das Dialogsystem

Der Frage-Antwort-Prozess in einem solchen System ermöglicht eine variable Länge der Eingabe. Am Anfang ausgeschlossene Informationspfade werden einfach nicht weiter verfolgt (also keine Frage nach einer Handwerkskarte nach dem obigen Beispiel). Umfangreiche Plausibilitätsprüfungen semantischer und syntaktischer Art unterstützen bei der Datenaufnahme und stellen eine hohe Datenqualität bei der Übermittlung an das Amt sicher.

Die Bereitstellung als Webseite stellt eine geringe Zugangsschwelle dar und die aufgenommen Daten befinden sich schon im sicheren Kontext der kommunalen IT. Der Hauptteil der Dateneingabe haben wir auf der Grundlage von Auswahllisten realisiert, deren Inhalte aus dem durch GESO verwalteten Gewerberegister bereitgestellt werden. Schreibfehler etc. sind nicht möglich und die im Amt eingehenden Daten lassen sich problemlos in das Register einarbeiten. Die Verwendung von Auswahllisten hat einen weiteren Vorteil: das Paradigma der maschinellen Übersetzung, welches es auch im Internal Market Information System (IMI) umgesetzt wird. Die Software kann die entsprechende Landessprache zur Anzeige bringen und den Vorgang trotzdem unmissverständlich führen.

Insgesamt hat dieser Ansatz das Potenzial eine Win-Win-Situation für beide Kommunikationspartner zu erzeugen und ist stark ausbaufähig.

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